Vi opplever at LISene melder seg på alle kurs de ønsker å gå på, men at de kun faktisk deltar på ett eller to, og deretter ikke melder seg av de som blir uaktuelle. Ved bestilling av LIS-kurs i SmartLearn i nåværende løsning kan deltagerne også velge at en arbeidsgiver/foretak skal betale for kurset, uten at foretaket har mulighet til å godkjenne bestillingen.
Som dere sikkert vet, er RegUt HSØ en del av OUS. OUS opplever at kursdeltagere ofte velger feil arbeidsgiver, eller har byttet arbeidsgiver når kurset starter uten at OUS har fått beskjed om dette. Konsekvensen er at OUS sender fakturaen til feil foretak, noe som medfører mye merarbeid for OUS og foretakene i forbindelse med kreditering og ny fakturering. Andelen krediteringer for LIS-kurs er 25 ganger høyere enn for øvrige fakturerbare tjenester/ produkter ved OUS (7,5% mot 0,3%). Det er derfor gjort en endring i SmartLearn (påmeldingssystem) som innebærer at når deltager bestiller et kurs og angir at arbeidsgiver skal betale, må arbeidsgiveren godkjenne bestillingen før kursplass blir tildelt i SmartLearn.
Godkjenningen skjer ved at det sendes en e-post til personen som deltageren har angitt som leder, e-posten inneholder lenke til en side i SmartLearn der lederen kan godkjenne eller avvise påmeldingen (to forskjellige knapper):
E-posten vil inneholde bl.a. legens navn, kursets navn, tidspunkt, sted, kostnad og eventuelt bestillingsnummer som deltakeren har lagt inn i Smartlearn ved påmelding (enkelte foretak i vest legger inn bestillingsnummer). E-posten vil i tillegg vise andre kurs som deltageren har meldt seg på, både historisk og fremtidig.
Hvis lederen avviser påmeldingen, vil deltageren få varsel om dette via e-post og må eventuelt melde seg på kurset på nytt med ny fakturamottaker.
Hvis deltageren har valgt å betale kursdeltagelsen privat, vil godkjenning av leder ikke kreves. Faktura vil da bli sendt til deltageren. Dersom arbeidsgiver i etterkant ønsker å betale for kursdeltagelsen må refusjon håndteres direkte mellom deltager og arbeidsgiver.
Hvis lederen godkjenner påmeldingen og på et senere tidspunkt ikke lenger ønsker å betale for kursdeltakelsen (eksempelvis fordi kursdeltakerens arbeidsforhold endres), må dette meldes skriftlig til regutkurs@ous-hf.no innen avbestillingsfristen (1 måned før kursstart) ellers vil oppgitt arbeidsgiver bli fakturert for kurset.
Vennlig hilsen
RegUt HSØ